タスク管理アプリ活用前に知りたい現実と紙との違い検証

アプリじゃなく紙も使った？昔の人のやり方

なんだろう、今日はいつもとちょっと違う話をしてみたい気分。まあ、普段の投稿じゃないっていうだけで…実際はかなり個人的な話になるんだけど。生産性について語る側の人間として、自分が直面している課題も素直に話すことって必要なんじゃないかって思ったわけ。うーん、いや、別に大げさなこと言いたいわけじゃなくて。でも、そうやって書こうとすると意外と手が止まるんだよね。

私は生産性向上アプリが昔から好きで、新しいやつを見つけるたびに試したり操作したりするのがほとんど趣味みたいになってた。ああ、それで時間無駄にしちゃう時もあるし、「これ本当に役立ってる？」とか自問自答する瞬間もある。まあ、でもね、そのアプリたちには一定の効果がある場合も確かに感じてはいるんだ。でも完璧じゃない。

だけど…私自身の根っこの問題は結局、それだけじゃ解決できなかったんだよなぁ。セカンドブレイン？新しいタスク管理ツール？なんか響きは格好いいけど、本質的な悩みを魔法みたいに消してくれるものでもなくて。えっと、一回コーヒー飲みに行きたくなるくらい煮詰まったこともあったし。でも戻ろう、本筋へ。

ただね、私のセカンドブレインとか積み重ねてきたノートたちは、少なくとも「本当の課題」には気づかせてくれたと思う。そのおかげで、自分自身と向き合える時間が増えたりして。それだけでも十分価値があったかな、と最近は思えてきている。不思議なものだよね。

やってみたけど、やっぱり本質は違った

しかしさ、私が生産性で悩んでいた理由って、実のところ道具がどうこうじゃなかったんだよね。ああ…まあ、昔の人はペンと紙だけでめちゃくちゃ仕事できてたこと思い出して、「あれ？」ってなった瞬間がある。別にどのアプリ使っても、生産的にやろうと思えばやれるしさ。バレットジャーナル？正直それでも十分だったりする。だから、本当はアプリ自体に何か欠陥があったとか、そういう話じゃない気がしたんだよね。ただ…いや、なんて言うか、自分の生産性への向き合い方そのものに躓いてたっぽい。でもまあ、そんなこと今さら考えても遅いかもしれないけど。

### 断ることができない

どこかのタイミングで、「もう管理ツールとか関係なくね？」って気付く瞬間が来るんだよ。不思議だけど、ほんと。それより目の前に積まれてるタスク自体、多すぎるほうが問題だったりする。えっと、これ他人事みたいに言ってるけど、自分にも完全に当てはまった。「優先順位をつけられてない」と「タスク多すぎ」、この二つが重なると本当に息苦しい。そのせいか頭ぐるぐるしてた時期もあるし…。なんとなく、その2つを放置していたから今になって困っているだけなのかも。ま、いいか。また考えよう。

Comparison Table:

タスク管理の方法	重要性	実行時期	効果
ノートに3つのタスクを記入	優先順位を明確化し、達成感を得る	毎日	生産性向上
やるかもしれないリストの作成	未確定なタスクを整理することで精神的負担軽減	必要に応じて追加	気持ちの整理
低強度・中強度・高強度タスクの配分	バランスよく作業を進められるようにするため	日々調整可能	効率的な時間管理
試行錯誤による学びと改善プロセス	自分に合ったシステムを見つけるため必須要素となる	継続的に実施することが重要	自己理解と成長
個人最適化された仕組みづくりの重要性	他人と比較せず、自分基準で設定することが大切であることを認識する必要あり	常に見直しながら運用	持続可能な生産性向上

断れない性格だと全部抱えがちになる現象

システムがうまく動かなくなる原因って、やっぱりこの2つの問題が同時に絡み合うことだと思うんだよね。いや、思い込みかもしれないけど、まあ自分の場合はそう。えっと、実際「ノー」って言えない性格だし、タスクの優先順位を決めるのも本当に下手で…困ったものだなと毎度思う。そういえば昨日までに終わらせるべきタスクが、気づけば机の上で雪崩を起こしていた。どうしてこんなことになったんだろう？ああ、脇道に逸れたけど、ともかく。

集中力を高める方法とかシステム導入とか、よく勧められるけど、それだけじゃ全然足りない気がしてさ。たぶん根本的な部分はそこじゃなくて…まあ、でも生産性向上の努力そのものを放棄したいとかではないんだよね。不思議なものだけど、一方の問題でもちょっと改善できたら、多分状況は今より良くなる気もするし。でも正直まだタスク多すぎて頭回らない。とはいえ、最近は優先順位を少しずつ付けてるから、なんとかギリギリでやれているっぽい。うーん、それでも両方なんとかしたいという思いはある。

[Photo by [Harper Sunday] on [Unsplash]]

「ノー」と言えないことで困るのは、本当に次から次へと仕事を頼まれるようになる点かな…。いやほんと、自分には余裕ある人間だと勘違いされちゃって、「これもお願い」「あれもできる？」みたいに作業が増えてしまう。この感覚、たぶん経験したことある人ならわかると思うんだけどね。

燃え尽きる直前まで気づかなかった自分の癖

誰かに頼まれたら、うーん、また断れなくてついタスクを引き受けてしまう人っていますよね。いや、自分も昔そうだったし…。必要とされるって悪くない気もするけど、正直ちょっと疲れるんだよね。燃え尽き症候群になりそうなときもあるし。あ、そういえば最近は「ノー」と言うのが少しだけ上手になった気がする。でも本当に無理なときはどうしても断れなくてさ、その場合は自分がどれくらい時間を割けるかちゃんと言うようにしてる。ま、それでも全部は解決できないんだけど。

この問題の解決策なんて、人によって全然違うと思うんだよね。ああ、私は専門家じゃないから偉そうなこと言えないけど、自分の話くらいならできるかな。実際、自分の場合、「成果を出せば自分には価値がある」って妙に信じ込んでいたせいで、余計に仕事を抱え込みがちだったし。それでタスクを消化できた日は少し安心するけど、逆に何も達成できなかった日は「やっぱり役立たずなのかも」みたいな気持ちになることもしょっちゅうだった。…今思えばこれ、メンタルヘルスの問題なんだろうなぁ。でもそんな簡単には片付かないというか。結局セラピーとかで向き合わざるを得なくて、不思議とその過程で少しずつ自分との付き合い方が見えてくるものなんだよね。不器用だけど、それしかできなくてさ…。

自己価値＝成果？セラピーで考え直した夜

しかし、いや、なんでみんな同じ問題を抱えてるように見えるんだろうって、ちょっと考えちゃうよね。たぶん理由は本当にいろいろあるのかもしれない。ま、正直なところ、それぞれが違う背景や事情を持ってて…あれ、今何の話してたっけ。ああ、そうそう、大事なのは自分自身がその問題を持っていることに気付くことだと思う。これ、意外と難しいんだよね。「自分の課題」って言われても、どこまでが自分でどこまでが環境のせいなのか分からなくなるし。でも結局、自分の課題を認識する作業は、どんな種類の問題でも重要じゃないかな。

実際さ、生産性とか他の領域でも、「今自分が何につまずいてるか」をちゃんと言葉にできたら、それだけで少しは楽になる時もある気がする。うーん…例えば僕の場合だけど、多くのタスクやプロジェクトを一度に進めてる状況によく陥る。まあ正直パンク寸前だったりして。話逸れるけど、この忙しさって一体誰得なんだろう…。いや、ごめんごめん、本題戻すね。その時、自分が「今ここ」で苦労していることを明確にすると、それに合わせたシステムなり方法論なり構築しやすくなる場合もあると思うんだ。それは意外と救いになる瞬間もあるし―いや、ならない日も普通にあるけどね…。

問題を知って初めてシステムが意味を持つ理由

最近、全部のタスクを一つの場所にごちゃっと集めて、それを実行できるぞって気分になったときだけタスク管理アプリに移す、みたいなやり方…構築中なんだよね。まあ、完璧主義じゃないけど、うーん、自分なりにはしっくりくるんだ。しかし、なんか余計なこと考え始めたりして途中でペン止まったりもする。あ、それと毎日ノートに3つだけタスクを書き足すっていうルールも設けてる。これが意外と大事なんだよな。その3つは今日一日の中で特に重要っぽいもの——いや、「っぽい」って自分で言うのもどうなの、でも本当に優先度高い気がしたやつ。1つはメール返信とかの低強度タスクでさ、ごく普通だけどちょっと面倒。でもさ、本当はもっと楽しいこと入れたい時もある。ともかく2つ目はブログ記事校正みたいな、中くらい疲れる作業。それからもう1個、高強度枠としてソーシャルメディア用デザインとかウェブサイトのグラフィック系作業を投入している。この配分…偶然なのかな？ま、とにかく全部達成できたら妙に満足した気になる。一日生産的！とか思いたいだけかもしれないけど。

で、ずっと前からメインタスクリストには「やるかもしれないリスト」って名付けてる。名前ダサいかな…。でも他にしっくり来る呼び名が全然出てこなくて、そのまま放置している。「To-Do」とは違うんだ。そう、それ、本当の意味じゃまだやらなくてもいい連中。本筋からズレた話になるけど昔「Maybe List」にしようとした時期もちょっとあった。でも結局日本語が落ち着いて見えるから今のままでいいやと思った。そしてそれらはノートアプリ内ではただ浮遊していて、本格的に時間確保するためカレンダー上で枠取り終わって初めてTo-Doになる運命なのだ。本当に手を付けないとまずいやつしかあそこには載せません…多分。でも急に追加したくなる衝動湧いた時は例外的措置もあるので、その辺曖昧です、と自分自身にも言い訳しながら続行中。

重要タスク3つだけノートに書く日々とその工夫

私の生活って、まあ正直言ってそんなに上手く回ってない時も多いんだけど、このシステムがあると少なくとも随分楽にはなる。ああ、そういえば昨日も思ったんだよね、「苦手なこと」について考える余裕すら無い日があるって。でもこの仕組みは、そこをきちんと拾ってくれる気がする。
エネルギー高めな日はさ、自分の課題くらい把握できるし、うーん、「ノー」とか割と言えちゃうっぽい。でもさ、本当に面倒なのは…いや違った、本当に必要なのは自力で何もしたくないような低空飛行の日なんだと思う。良い日なら全部自分で済ませられるけど、エネルギーゼロとか−5の日には絶対このサポートが欠かせないわけで。

つまるところ（いや「つまるところ」じゃなくて）、こういうシステム作る時、自分の最良の日想定してたら全然意味無かったりするんだよな。むしろ最悪の日に合わせて設計したほうが生き残れる…というか続けられる。不思議とそれが継続性につながるから妙なんだけど。本筋戻すと、今の私のやり方はタスクを山ほど抱え込む前提で、それぞれをでき得る限り順位付けして回している感じです。ま、それしか出来ない時期もあるし。それでもいいやと思えている最近です。

良い日じゃなくて悪い日のために仕組みを作る話

自分が普段使っているアプリ、まあ、なんというか……作業量を目に見える形で把握できるんだよね。だから、新しいタスクを引き受けるかどうかっていう判断もわりと即決できたりする。あっ、でもその瞬間に「やれる！」と思っても、あとで後悔することもあるしなぁ。ま、それはさておき――この方法、自分には妙に合ってる気がしていて。それこそが、多分一番大事なのかなって思う。

一日で習得なんて夢みたいな話！ほんと無理だし。[Photo by [Djim Loic] on [Unsplash]]
そういえばさ、自分の課題管理とか生産性アップの仕組みを見つけ出すまで、本当に短時間でスッと実現したわけじゃなくて……むしろめちゃくちゃ時間食った感じ。試行錯誤ばかりだったから、途中何度も「これ意味あるの？」って疑いながら続けてた時期もあるし。でも、その過程で色んな困難を片付けていくうちに、いつの間にか仕事全体への感覚もちょっとだけマシになった気がする。不意打ちみたいな話だけどね。

それからYouTubeで誰かが紹介してたメソッドとか、とりあえず全部試してみたんだよなー。「今度こそ」と思ったけど結局ピンと来ないものばっかだったし、市販されてるアプリケーションにもほぼ手当たり次第触れた記憶すらある。…いや本当に自分でも呆れるぐらい探しまくった。ただ、不思議と今でも新しく使いたいアプリ探している自分がいてさ、「果てはあるのかな」なんて考えちゃう時もある。でも結局学ぶ手段としてはトライ＆エラーしかないんだよね、多分。それぞれ試してみて、「あーこれは違う」って思ったり、「意外と合う？」なんて感じたり、その繰り返しかもしれない。うーん……ま、いいか。この先もしばらくこんな調子なのかな、と割り切ることにしたよ。

「完璧な方法」なんて…試行錯誤しかなかったかも

このプロセスを進めるうえで、なんだかんだ言っても自分に対して誠実でいること、それから辛抱強くなることが、やっぱり肝心なのかなと思ったりする。うーん、全部のやり方が自分にぴったり来るわけじゃないし、自分の仕組みがいつか理想形になる気もしない――ていうか別に完璧じゃなくても困らないのかも。ま、いいか。それぞれ手書きで記録する人もいるし、何でもこなせるアプリを愛用してる人もいれば、小賢しい感じで複数アプリを使い分けてる人もいて、そのバリエーションには正直驚く。あ、そういえば自分は生産性について考える時間がやたらと多い方だけど、多分そんなこと一切気にしない人間だって普通にいるよね。いや、それって実は羨ましいくらいだけど……ちょっと話逸れたかな、と戻すと、自分自身に合うやり方を見つけ出すことが結局重要なんだろうなと思う。生産性って、不思議と他の色々な事柄と同じように、とても個人的なものだと感じてしまう。この点――つまり、自分のシステムは自分だけのものって理解しておくべきなのかもしれない。そしてふと思うんだけど、自分がこうして語ったり書いたりした内容が、全員に当てはまるとは限らないんだろうなあ……。

最後になっちゃったけど、生産性を高めようとしてもうまく行かない時とかあるし、本音を言えば「もっと量をこなせばいい」って単純な話じゃ全然なくてさ。まあ…変な話、「これで充分」って日もある。

結局、自分自身と向き合うことからしか始まらない

正直なところ、それは少なくとも自分には必要以上のものじゃなかったんだよね。うーん、あの時「もっとマインドフルでいるって？」ってずっと考えてた。本当に大事なのはそこだったし、今でもそう思うよ。自分自身の課題を何とか理解して、あれこれ整理するまでにかかった時間——長かったなあ。まあ、人によっては同じことやるのにも全然違う時間感覚かも？たぶん、すぐ済む人もいるし、私なんかより遥かに長く苦労してる人も絶対どこかにいる気がする。
いや、こんな話してて急に思い出したけど、この過程って本当に人それぞれというか、「これが正解」みたいなのが存在しない感じ…えっと、とにかく個人的なんだよな。で、生産性について発信する側として——まあ偉そうに言える立場ではないけどさ——この点にはもうちょっと目配りしたほうがいいと常々感じてる。本筋戻すと、自分の生産性を上げるために一番大切なのは「結局、自分をちゃんと知って、それに合った仕組み作ること」なんじゃないかな。
ま、いいか。完璧じゃなくてもいいし、大掛かりなシステムじゃなくても別によくて。本当に、自分だけが使いやすければ十分だと思うんだ。そのくらい身軽で良いと思う——誰がなんと言おうと、自分基準でね。